Как поддерживать продуктивность удаленной команды
Формат удаленной работы открывает много возможностей для бизнеса, но и привносит свои сложности. В командах, которые работают из разных городов и стран, труднее поддерживать продуктивность, чем коллективах, где все на виду в одном офисе. Если эти проблемы не решать, они будут снижать продуктивность, усложнять коммуникацию и даже вызывать у сотрудников стресс, о котором они не подозревали. Разберемся, что мешает продуктивности удаленных командах и какие инструменты помогут наладить работу.
Проблемы удаленной работы
Чтобы наладить процессы удаленной работы в компании, важно четко понимать основные вызовы, с которыми сталкиваются распределенные команды:
Проблема 1. Люди работают в разное время.
В удаленных командах люди могут жить в разных часовых поясах или работать по гибкому графику. Даже если вся команда находится в одном часовом поясе, не все начинают день в одно время: одни активны с 8 утра, другие — раскачиваются только к полудню. Из-за этого процесс работы становится асинхронным. Например, маркетолог утром запрашивает данные для презентации, а аналитик может их предоставить только во второй половине дня.
Какие проблемы с продуктивностью возникают:
- Замедляется работа над проектами — сложно согласовать задачи в тот же момент быстро получить информацию от коллег.
- Нарастает раздражение: одним приходится ждать, пока другие выйдут на связь.
- Падает командный дух, так как участники чувствуют себя разобщенными.
Проблема 2. Сотрудники отвлекаются
Дома, в кафе, коворкингах и других пространствах удаленной работы много отвлекающих факторов: дети, бытовые дела, общение с друзьями, соблазн досмотреть сериал или полистать соцсети. На удаленке нет четкого разделения между работой и личной жизнью. Например, менеджер проекта должен закончить отчет, но он отвлекается на доставку продуктов, проверку домашних заданий ребенка, готовку обеда. За день может уйти два-три часа рабочего времени.
Какие проблемы с продуктивностью возникают :
- Сотрудники дольше делают задачи, срывают сроки.
- Увеличивается стресс: человек чувствует вину за отвлечения и перегружается в попытках «догнать» недоделанное.
- Негативное влияние на команду: задержка работы одного человека мешает остальным завершить общий проект.
Проблема 3. Не хватает живой коммуникации.
В удаленных командах нет возможности заглянуть в соседний кабинет и за пару минут уточнить детали по задаче. Переписки в мессенджерах часто разрозненные, обсуждения затягиваются из-за ожидания ответа. К тому же без регулярной связи сотрудникам не так просто наладить личный контакт с коллегами: на удаленке нет социальных ритуалов, когда можно поболтать за чашкой кофе или обменяться новостями у кулера в офисе компании.
Какие проблемы с продуктивностью возникают:
- Больше ошибок из-за недопонимания или недостатка информации.
- Затягивание сроков, потому что приходится ждать ответа.
- Ухудшаются отношения в команде, потому что сотрудники меньше знают друг друга.
Проблема 4. Сложнее поддерживать мотивацию
Исследования показывают, что удаленные сотрудники чаще чувствуют себя изолированными от результатов команды и компании в целом. Они не видят результатов своей работы и ежедневной поддержки коллег. Если задачи рутинные, а обратной связи нет, интерес к работе в компании падает. Это особенно остро ощущается в долгих проектах, где результат виден только через несколько месяцев.
Какие проблемы с продуктивностью возникают:
- Люди чаще выполняют задачи «для галочки», не понимая свой вклад.
- Риск текучки кадров: люди ищут работу, где их больше ценят.
- Нужно платить больше денег, чтобы материальная мотивация компенсировала нематериальные пробелы.
Проблема 5. Непонятно, как контролировать задачи
Без постоянного контакта руководителю сложнее отслеживать, чем занимаются сотрудники. Если не использовать классические инструменты управления, как планерки или подведения итогов, работники могут пропускать дела или срывать сроки. Сложности с прямым контролем могут привести к микроменеджменту со стороны руководителя и выгоранию команды.
Какие проблемы с продуктивностью возникают:
- Срыв сроков из-за незамеченных проблем.
- Неадекватное ускорение: руководитель настаивает на скорейшем прогрессе, что раздражает сотрудников и снижает качество работы.
- Ухудшение отношений в команде: люди начинают перекладывать ответственность за задержки друг на друга.
Методоы повышения продуктивности удаленных команд
С этими проблемами продуктивности сталкивались сотни удаленных команд. И уже выработаны методы, которые помогут с ними справиться. Чтобы поддерживать продуктивность в команде, руководителям нужно учитывать особенности удаленной работы и адаптировать под инструменты управления.
Метод 1. Организовать эффективную онлайн-коммуникацию
Удаленные команды не могут работать без специальной системы связи. В офлайне можно подойти к коллеге, провести встречу за пять минут или обсудить идеи за кофе. На удаленке этого нет. Только продуманная коммуникация способна избавить людей от хаоса и дать почувствовать себя частью команды, даже если они работают в разных точках мира.
- Используйте одно пространство для общения.Выберите один основной сервис для обсуждения задач и проектов. Например, используйте таск-менеджер, как единое место для хранения задач, комментариев и файлов. Установите правило: всю коммуникация по задачам команда ведет только здесь.
- Разделите ветки по задачам.На удаленке важно, чтобы каждый понимал, где искать нужную информацию. Организуйте общение так, чтобы срочные вопросы, отчеты по проекту и планы на будущий год люди обсуждали не в одном чате, а в отдельных ветках по задачам.
- Организуйте регулярные онлайн-встречи.Без личного контакта сотрудники часто выпадают из общего контекста. Еженедельные или ежедневные созвоны помогут синхронизироваться по задачам и не терять фокус.
- Установите правила общенияКогда каждый пишет и отвечает в разное время, рабочий процесс превращается в хаос. Поэтому на удаленке нужно заранее определить правила коммуникации. С этим поможет расписание встреч и общие часы связи.
Метод 2. Установить правила постановки и контроля задач
В офисе руководитель видит, кто чем занят, и может корректировать работу прямо на месте. Удаленно такой контроль невозможен. Сотрудники потеряют фокус, есть формулировки и сроки задачи размыты. Общие правила к оформлению и контролю задач помогут поддерживать ясность в работе.
Используйте SMART-подход к постановке удаленных задач. Можно использовать общую карточку задачи и SMART-подход к описанию.
Используйте SMART-подход к постановке удаленных задач. Можно использовать общую карточку задачи и SMART-подход к описанию.
Конкретная
Сотрудник должен точно знать, что от него хотят
Измеримая
Результат работы легко проверить
Реалистичная
Сотрудник понимает, что задачу можно выполнить
Актуальная
Задача соответствует целям проекта
Ограничена по времени
Есть конкретный срок
Назначайте роли. Если сотрудники не знают, кто за что отвечает, это приводит к двойной работе или, наоборот, к пропуску задач. Поэтому в команде все должны понимать, кто за что отвечает. Руководитель может фиксировать роли и отвественных в таск-трекере, чтобы не было путаницы.
Контролируйте все этапы выполнения задач. Большая задача часто пугает своей масштабностью. Разделение на подзадачи поможет упростить процесс и сделать его более управляемым. Делите работу на этапы, ставьте сроки и фиксируйте их в таск-менеджере или общем документе, чтобы вовремя замечать проблемы.
Давайте обратную связь по каждой задаче. Без комментариев руководителя сотрудники могут не понимать, что делают хорошо, а что — нет. Хвалите за достижения и отправляйте задачи на доработку с конструктивной критикой, чтобы сотрудник знал, где можно улучшить результат.
Метод 3. Работать над мотивацией сотрудников
Поддержка и внимание руководителя помогают сотрудникам на удаленке оставаться вовлеченными и работать на максимуме продуктивности. Сотрудникам важно понимать, зачем они выполняют те или иные задачи и как их вклад помогает всей компании. Даже простая благодарность в чате повышает мотивацию.
Способы мотивации удаленных сотрудников
Социальные
Ежедневные или еженедельные онлайн-встречи, публичная похвала в чатах, виртуальные тимбилдинги, например, игры, просмотр фильмов.
Профессиональные
Мастер-классы и обучающие программы, доступ к корпоративным базам знаний, оплата онлайн-курсов.
Финансовые
Системы бонусов, оплата больничных и отпусков.
Материальные
Техника, оплата страховки, деньги, чтобы оборудовать рабочее место.
Психологические
Доступ к услугам психолога, организация групповых онлайн-сессий для обсуждения проблем.
Метод 4. Использовать визуальное управление прогрессом
При удаленной работе трудно понять, кто чем занят, на каком этапе находится проект и где могут возникнуть задержки. Визуализация поможет сотрудникам и менеджерам видеть этапы проектов, выявлять проблемы на ранних стадиях, не тратить время на поиски задач или уточнение сроков.
- Используйте канбан-доскиМногие инструменты, такие как KomUnity, позволяют организовать задачи в формате «колонок» со статусами, например, новые, в работе, на согласовании, готовые.
- Визуализируйте приоритеты задачДелите задачи по важности, чтобы команда знала, на чем сосредоточиться в первую очередь. В таск-менеджерах можно задавать уровень приоритета: высокий, средний или низкий.
- Стройте диаграммы прогрессаВ некоторых инструментах можно собирать аналитику и строить диаграммы, которые показывают, сколько задач закончили, сколько осталось и на каком этапе сейчас находится весь проект.
Инструменты для совместной работы удаленных команд
С помощью онлайн-сервисов можно организовать работу удаленных команд так, чтобы каждый сотрудник знал свои задачи, имел доступ к нужной информации и мог работать эффективно, независимо от расстояния и часового пояса. Например, инструменты KomUnity помогают планировать встречи, контролировать время и проекты, давать обратную связь и организовать командную дисциплину. Вот как они работают.
Встроенные чаты и комментарии
В KomUnity прямо в карточках задачи есть встроенные чаты, чтобы сохранять контекст всех обсуждений в одном месте и видеть обратную связь по каждой задаче от всех участников. Это удобно, когда у сотрудников сразу много задач и проектов: каждый видит актуальные диалоги и может быстрее их завершить.
В KomUnity прямо в карточках задачи есть встроенные чаты, чтобы сохранять контекст всех обсуждений в одном месте и видеть обратную связь по каждой задаче от всех участников. Это удобно, когда у сотрудников сразу много задач и проектов: каждый видит актуальные диалоги и может быстрее их завершить.
Настройка доступа к задачам
В KomUnity можно настроить разные права к задачам для удобных взаимодействий внутри команды. Сотрудники не будут отвлекаться на лишние сообщения, потому что видят только то, что касается их проекта. В итоге в команде меньше нецелевых сообщений и выше скорость коммуникации.
В KomUnity можно настроить разные права к задачам для удобных взаимодействий внутри команды. Сотрудники не будут отвлекаться на лишние сообщения, потому что видят только то, что касается их проекта. В итоге в команде меньше нецелевых сообщений и выше скорость коммуникации.
Документы в одном месте
На удаленке сотрудники часто не могут моментально получить нужные файлы от коллег. Когда все документы привязаны к задачам, каждый участник может в любой момент открыть задачу и найти актуальные материалы.
Все документы и обсуждения привязываются к конкретным задачам, поэтому не нужно искать файлы в приложении, почте или мессенджерах. Если к проекту подключается новый сотрудник, ему не нужно пересылать файлы или объяснять, где что лежит.
На удаленке сотрудники часто не могут моментально получить нужные файлы от коллег. Когда все документы привязаны к задачам, каждый участник может в любой момент открыть задачу и найти актуальные материалы.
Все документы и обсуждения привязываются к конкретным задачам, поэтому не нужно искать файлы в приложении, почте или мессенджерах. Если к проекту подключается новый сотрудник, ему не нужно пересылать файлы или объяснять, где что лежит.
Контроль загрузки сотрудников
На удаленке руководителю сложно оценить, кто из сотрудников перегружен, а кто недозагружен. Люди работают в разных местах, и кажется, что все заняты. С KomUnity эту проблему легко решить. В удобном приложении можно отслеживать, сколько задач и времени на них уходит у каждого сотрудника. Это помогает равномерно распределить нагрузку. Например, руководитель может вовремя заметить, что кто-то перегружен, и перераспределить задачи.
На удаленке руководителю сложно оценить, кто из сотрудников перегружен, а кто недозагружен. Люди работают в разных местах, и кажется, что все заняты. С KomUnity эту проблему легко решить. В удобном приложении можно отслеживать, сколько задач и времени на них уходит у каждого сотрудника. Это помогает равномерно распределить нагрузку. Например, руководитель может вовремя заметить, что кто-то перегружен, и перераспределить задачи.
Визуализация прогресса задач
С помощью визуальных инструментов, таких как канбан-доски и статусы задач, сотрудники видят, на каком этапе находится каждая задача, а руководитель может контролировать процесс. Каждый член команды может узнать, что сделано, что в процессе и что еще предстоит выполнить. Это снижает необходимость лишних созвонов и переписок.
С помощью визуальных инструментов, таких как канбан-доски и статусы задач, сотрудники видят, на каком этапе находится каждая задача, а руководитель может контролировать процесс. Каждый член команды может узнать, что сделано, что в процессе и что еще предстоит выполнить. Это снижает необходимость лишних созвонов и переписок.
Настройка регулярных задач и напоминаний для планирования
В KomUnity можно один раз запланировать регулярные созвоны, отчеты, встречи, аналитику и многое другое и настроить напоминания о них. Таск-менеджер автоматически напомнит о сроках и важных событиях, поэтому ваша удаленная команда не пропустит совещание, дедлайн или новую задачу.
В KomUnity можно один раз запланировать регулярные созвоны, отчеты, встречи, аналитику и многое другое и настроить напоминания о них. Таск-менеджер автоматически напомнит о сроках и важных событиях, поэтому ваша удаленная команда не пропустит совещание, дедлайн или новую задачу.
Выводы:
- Для продуктивной работы удаленной команды необходима четкая структура взаимодействия: единые правила общения и постановки задач, фиксированные роли и удобные инструменты для управления задачами.
- Коммуникация — основа эффективного взаимодействия на удаленке. Регулярные встречи, единые каналы связи и заранее установленные правила общения делают командную работу синхронной даже в разных часовых поясах.
- Удаленные сотрудники нуждаются в дополнительной поддержке — будь то похвала, профессиональное развитие, финансовое стимулы или забота о психологическом здоровье. Это повышает вовлеченность и качество работы.
- Использование таск-менеджеров, канбан-досок, аналитических инструментов и платформ с визуализацией задач помогает наладить прозрачность, упрощает контроль и снижает потребность в микроменеджменте на удаленке.
- У хороших таск-менеджеров много встроенных функций, с которыми вам не придется изобретать велосипед, чтобы эффективно управлять распределенной командой в приложении мобильного телефона.