Как пошагово создать план проекта в таск-менеджере KomUnity
Подготовка к проекту — это искусство превращать хаос в структуру. Вы еще не знаете, что ждет вас на практике, но уже должны набросать план, распределить пул задач, назначить роли, выбрать способ отслеживания прогресса и предусмотреть разные мелочи, вроде доступа к файлам и настройки уведомлений. В этой статье разберем пошаговый процесс создания и настройки проекта в таск-менеджере KomUnity и покажем, как съесть слона по кусочкам.
Шаг 1: Создаем новый проект
Создание проекта — это точка отсчета, с которой начинается работа команды. Если проект настроен хаотично, в нем сложно разобраться и неудобно работать — успех проекта с первого дня будет под вопросом. Понятная структура проекта поможет людям быстрее разобраться в задачах и приступить к делу.
Как поможет KomUnity
В KomUnity создать новый проект можно за 5 минут — все интуитивно понятно. Достаточно задать название, добавить краткое описание, пригласить людей и выбрать внешний вид проекта. Участники смогут присоединиться к проекту по приглашению и всю дальнейшую работу выстраивать внутри проекта — без сторонних чатов, трекеров, хранилищ с документами.
В KomUnity создать новый проект можно за 5 минут — все интуитивно понятно. Достаточно задать название, добавить краткое описание, пригласить людей и выбрать внешний вид проекта. Участники смогут присоединиться к проекту по приглашению и всю дальнейшую работу выстраивать внутри проекта — без сторонних чатов, трекеров, хранилищ с документами.
Порядок действий:
- Откройте раздел «Проекты»Для начала работы нажмите на кнопку «Создать новый проект» и укажите название.
- Добавьте новый проект в ИзбранноеНажмите на звездочку в углу проекта, после этого он появится в списке быстрого доступа в левой панели.
- Добавьте описание и визуальные элементыСоставьте краткое описание и настройте иконку проекта, чтобы находить его среди других.
- Выберите формат задачОпределите, какой формат визуализации задач будет удобнее для вашей команды — канбан-доска или список.
- Пригласите участников и настройте праваНазначьте роли и права доступа: администраторы получат полный доступ, участники — увидят только свои задачи, а гости смогут просматривать лишь ограниченную информацию.
- ЛайфхакПриглашайте участников до того, как приступите к наполнению проекта задачами. Каждая задача в KomUnity должна иметь ответственного — сотрудника, с которого будут спрашивать результат ее выполнения. Добавив сразу всю команду в проект, вы сможете легко выбирать ответственных для каждой задачи.
Шаг 2: Создаем пул задач и подзадач в проекте
Четко сформулированные задачи — это тот минимум в управлении проектами, о котором часто забывают. Если задачи сформулированы размыто, в них не хватает деталей, а файлы и обсуждения разбросаны по разным местам, люди будут расфокусированы и контролировать рабочий процесс будет сложно.
Как поможет KomUnity
В KomUnity создание задач — это простой и быстрый процесс. В карточку задачи вы можете добавить название, подробное описание, указать сроки, установить приоритеты и прикрепить все необходимые документы. Объемные задачи можно разбить на последовательные подзадачи, чтобы было проще контролировать прогресс.
В KomUnity создание задач — это простой и быстрый процесс. В карточку задачи вы можете добавить название, подробное описание, указать сроки, установить приоритеты и прикрепить все необходимые документы. Объемные задачи можно разбить на последовательные подзадачи, чтобы было проще контролировать прогресс.
Порядок действий:
- Добавьте новую задачуПерейдите на доску проекта или в раздел «Задачи» и нажмите кнопку «Добавить задачу».
- Присвойте задаче названиеУкажите понятное и конкретное название, например, «Разработка контент-плана».
- Опишите детали задачиВ поле описания уточните, что именно нужно сделать, и опишите ожидаемый результат.
- Прикрепите материалыДобавьте ссылки или файлы, которые нужны для выполнения задачи.
- Разбейте задачу на этапыДелите крупные задачи на логические шаги и назначайте ответственных для каждого из них.
- ЛайфхакДля обсуждения задач используйте встроенный чат KomUnity — отдельный чат прикреплен к карточке задачи в правом нижнем углу. Общение в чате поможет прояснить детали, задать вопросы по ходу задачи и сохранить всю информацию в одном месте.
Шаг 3: Устанавливаем сроки выполнения задач
Адекватные сроки помогают команде двигаться в едином ритме и не перегорать. Если сроки занижены, люди не смогут качественно выполнить работу и будут находиться в постоянном стрессе. А размытые или завышенные сроки — не позволят использовать время эффективно.
Как поможет KomUnity
В KomUnity легко задавать сроки для каждой задачи и подзадачи, настраивать напоминания, отслеживать время выполнения задач и следить за дедлайнами. Система уведомлений автоматически напоминает команде о приближающихся сроках, помогая снизить риск задержек и сохранить общий темп работы. Встроенные таск-трекер фиксирует количество времени, которое ушло на задачу.
В KomUnity легко задавать сроки для каждой задачи и подзадачи, настраивать напоминания, отслеживать время выполнения задач и следить за дедлайнами. Система уведомлений автоматически напоминает команде о приближающихся сроках, помогая снизить риск задержек и сохранить общий темп работы. Встроенные таск-трекер фиксирует количество времени, которое ушло на задачу.
Порядок действий:
- Укажите дедлайн в задачеЗадайте четкий срок выполнения, который соответствует графику проекта.
- Устанавливайте приоритетыОпределите важность каждой задачи, выделив срочные, ключевые и менее критичные.
- Делите срок задачи с помощью подзадачРазбивайте крупные задачи на шаги с краткими сроками, чтобы удобнее отслеживать промежуточный результат
- Используйте тайм-трекерНачиная задачу, включайте трекер в карточке задачи, и выключайте его по завершении, чтобы оценивать реальное время на задачи.
- Контролируйте процессНастраивайте напоминания о сроках, чтобы быть в курсе приближающихся дедлайнов.
- ЛайфхакДля управления временем будут полезны отчеты по продуктивности KomUnity — они помогут выявить перегруженных сотрудников и тех, кому не хватает задач. В начале проекта не всегда можно точно оценить объем работ. Трекинг времени поможет скорректировать тайминг в процессе.
Шаг 4: Работаем с документами
Почти для каждой задачи нужны дополнительные документы — договоры, референсы, пдф-ки и эксель-ки, картинки, видео и аудио. Потеря документов или их устаревшие версии могут замедлить выполнение задач и привести к ошибкам. А их привычный способ хранения на разных дисках, в почтах и мессенджерах — сделать работу над задачей крайне неудобной.
Как поможет KomUnity
В KomUnity все документы хранятся прямо в карточках задач, где их можно редактировать, обсуждать и обмениваться файлами с коллегами. Не нужно искать актуальные версии в переписках и папках, расшаривать доступ разным людям — все, что нужно для работы будет перед глазами. Единое хранилище документов в привязке к задачам исключает риск потери данных и экономит время команды.
В KomUnity все документы хранятся прямо в карточках задач, где их можно редактировать, обсуждать и обмениваться файлами с коллегами. Не нужно искать актуальные версии в переписках и папках, расшаривать доступ разным людям — все, что нужно для работы будет перед глазами. Единое хранилище документов в привязке к задачам исключает риск потери данных и экономит время команды.
Порядок действий:
- Привязывайте документы к задачамЗагрузите необходимые файлы прямо в карточку задачи.
- Редактируйте совместноЕсли кто-то изменил документ или добавил новый, это отразится в ленте задачи.
- Обменивайтесь файламиДелитесь новыми документами с коллегами через карточку задачи без сторонних мессенджеров и почты.
- Сохраняйте контекстОбсуждайте детали и правки прямо в комментариях к задаче, чтобы все участники имели полное представление о том, что происходит.
- ЛайфхакЕсли вам нужно разбить документы по смыслу, например — с совместным редактированием и без — часть можно прикрепить в виде ссылок к описанию задачи, а другую часть в виде файлов к карточке задачи.
Шаг 5: Настраиваем напоминания и уведомления в проекте
Когда задача много, у них разный статус важности, дедлайны, команды, связанные общими задачами, и каждый работает в своем тайминге — легко запутаться и упустить что-то важное. Система напоминаний и уведомлений помогает команде держать фокус и не забывать про важное.
Как поможет KomUnity
Система уведомлений KomUnity автоматически напомнит о приближающихся сроках, изменениях в задачах и ключевых событиях. Это удобно и самих сотрудников, чтобы вовремя завершать задачи и не подводить коллег. А руководителям помогает экономить время на ручном контроле.
Система уведомлений KomUnity автоматически напомнит о приближающихся сроках, изменениях в задачах и ключевых событиях. Это удобно и самих сотрудников, чтобы вовремя завершать задачи и не подводить коллег. А руководителям помогает экономить время на ручном контроле.
Порядок действий:
- Включите уведомленияВыберите те напоминания, которые хотите получать в проекте, и устройства на которых они будут появляться.
- Персонализируйте таймингНастройте время оповещений для конкретных событий и периоды, когда уведомления будут неактивны.
- Синхронизируйте с календаремИнтегрируйте задачи с корпоративным и личным календарем для удобства планирования.
- Контролируйте поток уведомленийРегулируйте количество и тип уведомлений, чтобы избежать излишнего информационного шума.
- ЛайфхакЕсли вы пропустили уведомления, но хотите увидеть, что случилось в проекте, пока вас не было — загляните в раздел «Лента». Там будет собрана история всех событий и уведомлений по вашим задачам.
Шаг 6: Отслеживаем прогресс задач
Визуальный контроль прогресса в проекте — древний и прекрасно работающий способ адаптироваться к изменениям, уменьшать влияние форс-мажоров и успешно завершать задачи. Без визуального контроля крайне сложно выявлять отклонения от плана и вносить корректировки по ходу дела, чтобы проект двигался в правильном направлении, а команда не теряла темп.
Как поможет KomUnity
Все задачи в KomUnity отображаются на наглядных канбан-досках со статусами, которые вы выберете, например — «В работе», «На проверке», «Выполнено». Канбан-доска позволяет видеть прогресс в реальном времени, выявлять просроченные задачи, переносить сроки и перераспределять обязанности, чтобы команда оставалась продуктивной.
Все задачи в KomUnity отображаются на наглядных канбан-досках со статусами, которые вы выберете, например — «В работе», «На проверке», «Выполнено». Канбан-доска позволяет видеть прогресс в реальном времени, выявлять просроченные задачи, переносить сроки и перераспределять обязанности, чтобы команда оставалась продуктивной.
Порядок действий:
- Мониторьте статус задачРегулярно проверяйте, на каком этапе находятся задачи, чтобы увидеть потенциальные проблемы.
- Решайте вопросы с просрочкамиОтмечайте задачи, которые задерживаются, и определяйте причины, чтобы устранить их.
- Перераспределяйте ресурсыНазначайте дополнительные задачи другим участникам, если сотрудник перегружен.
- Сдвигайте несрочные задачиПереносите задачи с низким приоритетом, чтобы освободить ресурсы для более важных дел.
- Используйте аналитикуОценивайте текущую нагрузку и планируйте дальнейшие шаги на основе отчетов KomUnity.
- ЛайфхакЕсли вам неудобно работать с канбан досками, вы можете заменить их на список задач нажатием одной кнопки в меню проекта. Точно также может сделать каждый участник команды — выбрать тот способ визуализации, который ему ближе.
Выводы:
- Понятная структура проекта необходима, чтобы люди могли быстро приступить к делу и разобраться в задачах. Гибкая корректировка плана позволяет команде адаптироваться к реалиям и сохранять рабочий темп.
- Создание проекта в таск-менеджере KomUnity — простой интуитивно-понятный, который помогает структурировать задачи, распределить ответственность и отслеживать прогресс на каждом этапе.
- Используйте функционал досок, настройку прав, чаты и аналитику, чтобы команда работала слаженно и продуктивно.
- Следуя шагам, вы получите гибкий, наглядный и легко настраиваемый проект, который поможет команде достигать целей в срок и без лишних стрессов.