Как наладить эффективное общение в команде
Бизнес — это командная работа. В строительном бизнесе один работник не построит целый дом. В дизайн-студии один специалист не сможет и общаться с клиентами, и запускать рекламу, и разрабатывать сайты.
Даже самые опытные специалисты будут полезны бизнесу, если они умеют работать в команде и общаться эффективно. В статье расскажем, почему коммуникация — тот самый клей, который делает из специалистов команду, как повысить ее продуктивность и создать пространство для общения в организации любых размеров и ниш.
Даже самые опытные специалисты будут полезны бизнесу, если они умеют работать в команде и общаться эффективно. В статье расскажем, почему коммуникация — тот самый клей, который делает из специалистов команду, как повысить ее продуктивность и создать пространство для общения в организации любых размеров и ниш.
Популярные проблемы
в коммуникации команд
в коммуникации команд
Казалось бы, если все сотрудники знают свое дело и прекрасно работают, у команды должны быть топовые результаты. Но на практике так не происходит. Без налаженного общения внутри команды возникают недопонимания, люди делают лишнюю работу, не могут синхронизироваться по задачам и дело заканчивается конфликтом.
Разберем на примерах, какие проблемы в командной коммуникации возникают чаще всего и к чему они приводят.
Разберем на примерах, какие проблемы в командной коммуникации возникают чаще всего и к чему они приводят.
Проблема
Пример
Результат
Непонимание целей проекта
Дизайнер сайта отвечает только за свой пул задач, не общается с разработчиками и маркетологами. Он не знает, зачем вообще нужен сайт, а просто выполняет свою работу.
Дизайнер создал сложный макет, который не бьется с целевой аудиторией и его долго верстать.
У маркетологов уже горят сроки, а клиенты не довольны.
У маркетологов уже горят сроки, а клиенты не довольны.
Несогласованность по времени и загрузке
Руководитель дал бухгалтерии задание составить финансовый отчет. Главбух, не пообщавшись с подчиненными, назвал сроки.
Задача была объемной, а бухгалтеры занимались другими важными процессами и не могли переключиться на отчет. Дедлайн был сорван.
Отсутствие обратной связи
SMM-щик еженедельно отправляет отчеты о рекламе руководителю проекта. Отчеты копятся на почте руководителя без обратной связи нет.
Спустя 3 месяца на ежеквартальном собрании руководитель отчитал SMM-щика за неинформативные рабочие отчеты.
Придется все переделать.
Придется все переделать.
Хаотичное общения по задачам
Маркетолог общается со своим руководителем по почте, с отделом продаж — в мессенджере, с дизайнером — через таск-менеджер.
Маркетолог получил письмо от руководителя, но не предупредил отдел продаж об изменениях в стратегии на месяц. Запутался в каналах коммуникации и решил, что продажники уже в курсе изменений.
Непониманимание своего вклада в результат
Редактор еженедельно приносит руководителю статьи, но руководитель не говорит, где они публикуются, какие охваты набирают и какую пользу приносят компании.
Редактор стал чувствовать выгорание.
Другая компания позвала его к себе, и он начал думать о смене места работы.
Другая компания позвала его к себе, и он начал думать о смене места работы.
Испорченный телефон
Руководитель забыл утвердить новые акции и поставить задачу веб-мастеру, чтобы их опубликовали на сайте.
Маркетолог пришел ругаться с веб-мастером, потому что не увидел своих акций на сайте.
К чему приводят проблемы
в коммуникации
в коммуникации
Если в команде копятся проблемы с коммуникаций, это приводит к последствиям которые влияют на все все бизнес-процессы и репутацию компании:
- Рассинхрон в работеЕсли сотрудники не в курсе, чем занимаются их коллеги и какая у них загрузка, они не смогут правильно рассчитать дедлайны и спланировать свое рабочее расписание.
- Затянутые процессыОтсутствие обратной связи и неструктурированная информация заставляют сотрудников по несколько раз переделывать задачи, чтобы результат был таким, как его ожидают другие члены команды.
- Выгорание сотрудниковКогда сотрудник не видит результаты работы,не понимает своего вклада в успехи и неудачи коллектива, зато часто вовлекается в конфликты и завышенные ожидания, его мотивация падает и продуктивность работы снижается.
- Напряженная атмосфераИз-за накопленных проблем падает доверие, люди привыкают к конфликтам в организации и перекладыванию ответственности, лучшие сотрудники покидают компанию в поисках более конструктивной атмосферы в коллективе.
Итогом становятся: невыполненные обязательства перед клиентами, низкая эффективность, потеря денег и репутации бизнеса.
5 способов улучшить коммуникации в команде
Если вам знакомы эти проблемы , вот некоторые решения для повышения эффективности рабочего общения:
- Создать регламент постановки задачНапример, задачи можно ставить по рабочей методике SMART — они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени. Также нужно четко определять исполнителей и ответственных.
- Определить средства коммуникацииНапример, постановка задач — в таск-менеджере, общение в коллективе — в Telegram, созвоны — в Zoom. Первое время будет сложно перейти на такой строгий формат, но это помогает сэкономить время и структурировать задачи. Не нужно будет искать, куда коллега отправил отчет — на почту, в мессенджер или куда-то еще. Количество ошибок и забытых задач сократится, и эффективность работы повысится.
- Составить расписание встречНапример, каждый день можно проводить короткую планерку, где сотрудники будут рассказывать о планах и загруженности. А раз в неделю устраивать встречу по итогам проектов. Встречи помогут структурировать вопросы и быть в курсе всех задач.
- Организовать тренинги по коммуникациямНапример, полезны тренинги, которые учат давать обратную связь и высказывать критику, не подрывая доверие. Часто люди не выстраивают коммуникации просто потому, что не знают, как правильно. Можно пригласить тренера или пройти онлайн-курс, а затем применить знания на практике.
- Наладить обратную связьНапример, раз в месяц на ретроспективной встрече всей командой обсуждать процессы и выслушивать мнение друг друга. На ретро важно уделять внимание не техническим результатам, а внутреннему взаимодействию. Например, можно спросить, насколько всем было комфортно работать над проектом, чего не хватало, что хотелось бы улучшить.
Основа эффективного общения в команде — это структурированность. Важно, чтобы все процессы находились в одном месте, и можно было в любой момент проверить статус проекта, пингануть коллегу или оставить комментарий. Для этого есть таск-менеджер — специальный инструмент с набором подходящих функций, который используют многие компании.
Какие функции таск-менеджера помогут наладить коммуникацию
Поставить четкую рабочую задачу в таск-менеджере — это уже полпути к успеху.
Покажем, какие решения могут сделать коммуникацию более эффективной, на примере таск-менеджера Komunity.
Покажем, какие решения могут сделать коммуникацию более эффективной, на примере таск-менеджера Komunity.
Канбан-доска
Доска помогает визуализировать рабочий процесс, разбить задачи по статусам, проектам или исполнителям. Удобство в том, что вам не придется постоянно дергать сотрудников, чтобы узнать, на каком этапе находится задача — это будет видно на доске.
К тому же в KomUnity можно настроить права доступа для разных сотрудников, чтобы менеджер проектов видел все задачи команды, а линейный сотрудник — только свои.
Доска помогает визуализировать рабочий процесс, разбить задачи по статусам, проектам или исполнителям. Удобство в том, что вам не придется постоянно дергать сотрудников, чтобы узнать, на каком этапе находится задача — это будет видно на доске.
К тому же в KomUnity можно настроить права доступа для разных сотрудников, чтобы менеджер проектов видел все задачи команды, а линейный сотрудник — только свои.
Плюсы:
- Можно наглядно видеть объем работы и планировать загрузку сотрудников.
- Настройка прав доступа позволит сохранить конфиденциальную информацию — например, зарплаты сотрудников — в секрете.
Обмен документами
Часто к рабочей задаче нужно прикрепить дополнительные документы — например, бриф клиента или референсы по дизайну. Можно загрузить их в облако и отправить ссылку, но переходить из одного сервиса в другой неудобно. А если облако вдруг станет недоступно, документы потеряются.
Таск-менеджер помогает прикреплять файлы сразу к задачам.
Часто к рабочей задаче нужно прикрепить дополнительные документы — например, бриф клиента или референсы по дизайну. Можно загрузить их в облако и отправить ссылку, но переходить из одного сервиса в другой неудобно. А если облако вдруг станет недоступно, документы потеряются.
Таск-менеджер помогает прикреплять файлы сразу к задачам.
Плюсы:
- К каждой задаче добавлены нужные документы, не нужно никуда переходить и что-то загружать дополнительно.
- Если кто-то из сотрудников заменит или отредактирует документ, это будет отражено в статусе.
Совместный доступ к задачами
В Kommunity можно одним кликом поделиться задачей с коллегой, подключить исполнителя или ответственного, принять или отклонить результат, предложить решение и оставить комментарий.
Не нужно писать коллеге в мессенджер список доработок или звонить ему, чтобы узнать, отправил ли он результат руководителю.
В Kommunity можно одним кликом поделиться задачей с коллегой, подключить исполнителя или ответственного, принять или отклонить результат, предложить решение и оставить комментарий.
Не нужно писать коллеге в мессенджер список доработок или звонить ему, чтобы узнать, отправил ли он результат руководителю.
Плюсы:
- Коллеги в курсе статусов по каждой задаче — какая находится на доработке, какая на рассмотрении, а где результат принят.
- Общение в команде ведется в комментариях — если сотрудник добавился в середине проекта, он сможет восстановить по истории ход работы.
Приоритизация и отложенный старт
Когда сотрудники видят много назначенных задач, у них может начаться паника — за что хвататься, и как всё это сделать.
Чтобы помочь им, можно приоритизировать задачи и назначить им отложенный старт — они будут появляться в общем пространстве только после определенной даты. Это помогает команде фокусироваться на главном и не выгорать.
Когда сотрудники видят много назначенных задач, у них может начаться паника — за что хвататься, и как всё это сделать.
Чтобы помочь им, можно приоритизировать задачи и назначить им отложенный старт — они будут появляться в общем пространстве только после определенной даты. Это помогает команде фокусироваться на главном и не выгорать.
Плюсы:
- Сотрудники не будут хвататься за все задачи подряд, срывать дедлайны или делать ненужную работу.
- Менеджер сможет оценить, кто из сотрудников в какой день будет загружен и какие задачи появятся в ближайшее время.
Тайм-трекинг
С этой функцией менеджер видит, работает ли сотрудник над задачей, сделал ли паузу или уже все закончил. Не нужно дергать работников с вопросами: «А ты приступил к задаче? А сейчас на каком этапе? А когда сдашь?».
С этой функцией менеджер видит, работает ли сотрудник над задачей, сделал ли паузу или уже все закончил. Не нужно дергать работников с вопросами: «А ты приступил к задаче? А сейчас на каком этапе? А когда сдашь?».
Это делает процессы прозрачными, а менеджер может оценивать, сколько сотрудник тратит на ту или иную задачу, чтобы лучше планировать загрузку.
Плюсы:
Плюсы:
- Можно не заниматься микроменеджментом — наглядно видно, работает ли сотрудник над задачей.
- Если по тайм-трекингу понятно, что до завершения еще далеко, менеджер может подключить дополнительные ресурсы компании или заранее передвинуть дедлайны.
Уведомления
Уведомления помогут сообщить о поставленных задачах или изменении статуса, а также напомнить, если дедлайн близок. Не нужно будет дополнительно писать сотрудникам и предупреждать о новом проекте или задаче — достаточно настроить уведомления.
Уведомления помогут сообщить о поставленных задачах или изменении статуса, а также напомнить, если дедлайн близок. Не нужно будет дополнительно писать сотрудникам и предупреждать о новом проекте или задаче — достаточно настроить уведомления.
Плюсы:
- Уведомления будут приходить автоматически — не нужно тратить время, чтобы рассылать напоминания вручную, тем более, что так можно кого-то забыть;
- В Kommunity уведомления синхронизируются с календарем — так что можно просто поставить там важные дедлайны и встречи, чтобы запустить оповещение сотрудников.
Как укрепить корпоративную культуру
Чтобы общение в компании стало еще более эффективным, важно сплотить команду неформальными методами.
Вот как это можно сделать:
Вот как это можно сделать:
- Создайте неформальный чатДля мемов, картинок с котами и общения. Работа — это хорошо, но всем сотрудникам нужно немного выдохнуть в течение дня, обсудить сложный проект или просто пожаловаться на плохую погоду.
- Придумайте традицииНапример, пицца-четверги или просмотры кино по пятницам. Даже если сотрудники работают на удаленке, можно устроить активности для них — например, совместные чаепития в чате компании по пятницам или обсуждения книг.
- Организуйте тимбилдингиВыезжайте на шашлыки или поиграть в боулинг. Неформальное общение позволяет сотрудникам ближе познакомиться друг с другом, а командная работа — сплачивает. После тимбилдингов количество конфликтов уменьшается.
- Введите анонимные пульс-опросыВ них сотрудники будут оценивать, комфортно ли им работать и общаться с коллегами. Можно проводить опросы раз в месяц или квартал. Они не должны быть слишком длинными, чтобы люди могли пройти их, например, в обеденный перерыв.
Выводы:
- Эффективная коммуникация не только создает позитивную атмосферу в команде, но и делает работу продуктивнее. Сотрудники станут точнее выполнять задачи, дедлайны не будут гореть, а вы создадите имидж компании, с которой приятно сотрудничать.
- Для улучшения коммуникации нужно структурировать общение — в этом поможет таск-менеджер. С его помощью можно следить за статусом задач, оставлять комментарии, уведомлять о дедлайнах и отслеживать занятость сотрудников.
- Важно заботиться о создании корпоративной атмосферы. Например, устраивать тимбилдинги и общаться в неформальных чатах. А для оценки атмосферы в команде помогут регулярные анонимные пульс-опросы.